Plnění zákona o právu na digitální služby? S IS Munis žádný problém

Všechny úkony, u kterých to jejich povaha nevylučuje, by měly být od 1. února 2025 nově poskytovány i jako digitální služby. Vyplývá to ze zákona o právu na digitální služby. Pro občany to znamená, že mají právo na komunikaci s úřady také elektronicky. Právo občanů na digitální služby se týká měst i obcí, platí zde ale celá řada významných specifik. Jak tedy zvládnout naplnění příslušných povinností? S informačním systémem Munis jednoduše a bez obav.

Praktické naplnění práva na digitální služby

Protože digitální úkon může občan učinit mnoha způsoby včetně datové schránky, mohlo by se zjednodušeně zdát, že vlastně není třeba nic měnit. Příjem podání prostřednictvím datové schránky je běžnou praxí i na těch nejmenších obcích, natož ve větších městech. Velmi důležité je samozřejmě umět takové podání adekvátně zaevidovat a zpracovat, což lze nejlépe realizovat prostřednictvím napojeného elektronického systému spisové služby. Nicméně zákon o právu na digitální služby hovoří nejen o digitálním úkonu, ale také o elektronických formulářích, které po prokázání totožnosti uživatele služby s využitím elektronické identifikace zajistí automatizované doplnění údajů nezbytných pro poskytnutí digitální služby. Někdy se pro ně používá označení inteligentní formuláře.

Primární povinnost připravit tyto formuláře mají orgány veřejné moci, které jsou ohlašovateli agendy. Pokud tedy obec vykonává nějakou agendu v rámci přenesené působnosti, stačí se podívat do registru práv a povinností, kdo příslušnou agendu ohlásil, a hned bude jasné, kdo má povinnost tyto formuláře připravit. Vyvstává zde samozřejmě ale otázka: Kam s tímto formulářem po jeho vyplnění?. Tedy, jak technicky vyřešit, aby občan mohl takový formulář vyplnit a posléze jednoduše předat na místně příslušnou obec nebo město, které v rámci výkonu přenesené působnosti tuto agendu vykonává.

Digitální a informační agentura, která má dle zákona tyto formuláře zveřejňovat, představila koncept, kterým by to šlo zařídit poměrně jednoduše za pomocí stávající komunikace přes datové schránky. Pokud by formuláře byly dostupné v rámci centralizovaných řešení provozovaných ministerstvy a dalšími ohlašovateli agend, pak by výsledný formulář mohla automatizovaně odeslat technická datová schránka portálu do datové schránky příslušného města či obce. Samozřejmě je potřeba v souvislosti s tímto řešením zodpovědět některé legislativní otázky z hlediska právního zakotvení takového předání, ale po technické stránce by to znamenalo, že všechny obce a všechna města, která provozují kvalitní elektronickou spisovou službu, jsou připravena.

Právně je popsaný proces založený na podání cizí datovou schránkou, což je případ, se kterým elektronická spisová služba Munis ERMS, která je součástí IS Munis, plně počítá již dnes. Na obr. 1 je ukázka formuláře změny skutečného podatele, díky které můžete snadno a pohodlně zaznamenat, že se přijaté podání provádí jménem jiné osoby, než z čí datové schránky přišlo.

Kromě uvedené změny skutečného podatele je elektronická spisová služba Munis ERMS připravena i na automatické třídění na podatelně, které by umožnilo taková podání podle konkrétní technické datové schránky příslušného portálu předávat rovnou na příslušný odbor nebo i konkrétnímu úředníkovi k vyřízení.

Pokud by součástí uvedených formulářů byla též data ve strukturované podobě, která lze vložit do PDF/A dokumentu, umí IS Munis tato data vybalit a použít. Praktickým příkladem je formát elektronické fakturace, která sice nesouvisí s právem na digitální služby, ale ukazuje, jak lze výhodně data vložená v PDF dokumentu vytěžit pro následnou evidenci např. v rámci modulu Fakturace ASM.

Digitální služby samosprávy

Vše, co bylo výše řečeno, se točilo kolem výkonu přenesené působnosti. Avšak města a obce mohou nabízet digitální služby i v rámci místní působnosti, byť na dobrovolné úrovni. Ustanovení § 14 odst. 3 zákona o právu na digitální služby přímo říká, že územní samosprávný celek při výkonu samostatné působnosti má právo, nikoli povinnost poskytovat digitální služby podle tohoto zákona. To z pohledu občanů znamená, že nemohou poskytnutí digitální služby v rámci samostatné působnosti vyžadovat, ale pokud jej obec dobrovolně nabídne, mohou je použít.

V této souvislosti by bylo jistě vhodné připomenout účelnost, efektivitu a hospodárnost jako princip 3E, který je třeba dodržovat při hospodaření územních samosprávných celků. V kontextu práva na digitální služby to znamená, že pokud existuje očekávání, že mnoho občanů využije svého práva na digitální služby a přihlásí se k místnímu poplatku pomocí elektronických formulářů, jejichž zpracování bude vždy rychlejší a pohodlnější, než přepis z papírových podkladů, bylo by v souladu s uvedeným principem vhodné realizovat vlastní portálové řešení, které umožní tyto služby zprostředkovat. V rámci informačního systému Munis k tomu máme připravený bezpečný datový sklad, který lze napojit na portál obsahující vhodné formuláře. Vlastní řešení pak umíme připravit ve spolupráci s našimi partnery, např. společností Datron.

Nicméně pokud by takový formulář byl využit pouze sporadicky a výjimečně, bylo by neefektivní budovat vlastní řešení. Je pak vhodné využít některou ze zjednodušených cest a případně zvážit, zda pro danou konkrétní službu bude vůbec dobrovolná nabídka digitální služby efektivní. Velmi dobrým vodítkem pro volbu příslušného způsobu řešení je množství přijatých datových zpráv od občanů, které lze zjistit ze statistik a přehledů poskytovaných elektronickou spisovou službou Munis ERMS.

Je velmi pozitivní, pokud se digitalizace veřejné správy realizuje s rozmyslem a adekvátně poptávce a není řešena bezhlavě a způsobem všechno za každou cenu, i když to nikdo nepoužije. Proto je dobré v každé povinnosti hledat postupy, které vedou ke zvýšení efektivity, a v každé možnosti nabídku, o jejímž využití je dobré přemýšlet. Mnoho takových myšlenek a inspirací bude součástí podzimních Odborných seminářů uživatelů IS Munis, na které se můžete přihlásit.